Els departaments de l'empresa

A.- CONTINGUT TEÒRIC. ELS DIFERENTS DEPARTAMENTS QUE HI POT HAVER EN UNA EMPRESA.

Normalment, dins d'una empresa, hi ha moltes feines a fer; feines que sovint tenen característiques diferents: fabricació del producte, control de qualitat, venda i distribució del producte, màrqueting i publicitat, manteniment, comptabilitat, gestió del personal, direcció i organització, servei de postvenda, neteja...

Cadascuna d'aquestes feines les realitza una secció de l'empresa que s'anomena “departament”.

No totes les empreses tenen el mateix nombre de departaments; si l'empresa és petita, és probable que un mateix departament realitzi diferents tasques; o que alguna de les tasques la realitzi una empresa diferent, a la qual se li paga (per exemple una empresa de neteja). 

Segons quin sigui el producte que ofereix una empresa, alguns departaments pot ser que no hi siguin. Si l'empresa, a més, en comptes de oferir béns, ofereix serveis (agència de viatges, escola, botiga...), alguns departaments, com el de fabricació, no hi seran; i probablement el negoci tindrà una estructura molt més senzilla.

Nosaltres, per a fer-nos una idea, estudiarem els departaments d'una empresa gran, productora de béns de consum.

Anem a veure, per tant, les diferents seccions que hi poden haver dins d'una empresa d'aquestes característiques.

A la imatge de dalt, pots veure un esquema de les diferents seccions que hi pot haver en una empresa gran de les més habituals (una empresa que fabrica algun bé de consum determinat):

Ara veurem una mica més a poc a poc què és el que fan cadascun d'aquests departaments.

DEPARTAMENT DE PRODUCCIÓ: el seu objectiu és aconseguir que el producte sigui fabricat ( inclou dins d'ell les seccions de “Fabricació” “Manteniment” “Oficina tècnica” i “Recerca i desenvolupament”)

Fabricació: S'encarrega directament de la fabricació del producte. Mitjançant les màquines adequades, es transformen els materials, o matèries primeres, es munten les peces, s'envasen, si cal, i s'obtenen productes llestos per a la venda.

Manteniment: Consisteix a reparar qualsevol avaria que pugui sorgir a les màquines o instal·lacions de l'empresa (electricitat, aigua, gas, aire condicionat, ventilació, telèfon...), així com a renovar els elements que s'espatllin o que necessitin una substitució. Les empreses que no tenen aquesta secció han de pagar els serveis d'alguna empresa externa que els faci el manteniment.

Oficina Tècnica: Està formada per un equip d'enginyers que treballen plegats per a realitzar els estudis, projectes, plànols... necessaris per a la fabricació d'un producte. Aquest equip d'enginyers decideix tots els detalls del procés de fabricació: materials, mètodes, màquines, dimensions, temps... per tal d'aconseguir un producte de qualitat que respongui al que desitja l'equip directiu de l'empresa, que és el departament que fa l'encàrrec del producte a l'oficina tècnica.

Recerca i Desenvolupament: Segons com sigui de gran l'empresa, la tasca d'aquesta secció pot ser realitzada per la mateixa oficina tècnica, o bé ser duta a terme per un equip d'enginyers independent.

L'objectiu d'aquesta secció (allò que té encomanat fer) és cercar, de manera constant, millores en qualsevol de les fases del procés de producció; així com millores en el mateix producte, en el seu disseny, en els seus materials, per tal de fer-lo més competitiu, augmentar si es pot els beneficis, i ajustar-lo a les normatives (de seguretat, ecològiques...) i a les noves tecnologies que es desenvolupen.

Fer més competitiu el producte de la nostra empresa vol dir aconseguir que els compradors decideixin comprar el producte que fabrica la nostra empresa i no un altre de similar fabricat per la competència. Per aconseguir això cal que el nostre producte tingui qualitat, sigui atractiu, i sobretot, que tingui un preu que sigui considerat bo tenint en compte la qualitat que oferim.

DEPARTAMENT DE PERSONAL

En aquest departament de l'empresa, hi treballen les persones que es dediquen a gestionar les nòmines, la selecció i les contractacions de nous treballadors, els acomiadaments, les vacances, les baixes per malaltia... Aquest departament només existeix a les empreses molt grans; les empreses que no tenen aquest departament realitzen aquestes funcions a través del departament de comptabilitat, o de la mateixa directiva de l'empresa.

DEPARTAMENT DE COMPTABILITAT

Està format per economistes o comptables que gestionen la comptabilitat de l'empresa. La comptabilitat és un registre de les entrades de diners, les sortides de diners, els pagaments, les compres, el que es deu, el que li deuen a l'empresa... Cal saber en tot moment l'estat econòmic de l'empresa, si es guanyen diners, si se'n perden, quins impostos s'han de pagar, quan s'han de pagar, etc.

De moment, per avui n'hi ha prou; el proper dia veurem què fan la resta de departaments. 

Departament de Control de Qualitat.

A la majoria d'indústries, es produeixin centenars o milers de productes en un espai de temps molt breu. Actualment, les màquines són les principals executores de la producció, per això es fa necessari dur a terme un anàlisi acurat de la qualitat del producte que es fabrica, per assegurar que allò que oferim als clients és de qualitat i sobretot (i depenent de quin producte) per estar segurs que cap error involuntari no perjudicarà cap client. Les empreses més grans, han de tenir un grup de treballadors especialitzats que es dediquin a realitzar els controls de qualitat dels productes.

Depenent de quin producte sigui el que fabriquem, es faran anàlisi visuals, mecànics, químics, d'ús, etc. Normalment en una petita mostra de cada bloc de producció que surt d'una màquina. Si el producte és prou gros (un cotxe, un avió) la inspecció es realitza en cadascuna de les unitats.

Actualment existeixen un conjunt de normes que afecten als mètodes de fabricació, a l'ordre, a l'organització dels processos... Aquest conjunt de normes s'anomena ISO, i ha estat establert per la Organització Internacional per la Estandardització. Els productes fabricats per les empreses que compleixen les normes ISO tenen unes garanties de qualitat superiors que els fan més competitius. Des del punt de vista de la valoració dels clients, el fet que una empresa compleixi les normes ISO, afecta molt positivament.

Hi ha unes entitats, avalades per organismes del estat, que després de realitzar tot un seguit d'inspeccions, certifiquen que una empresa compleix la normativa ISO, i atorguen a l'empresa l'acreditació que li permet publicitar-se com a empresa que compleix la ISO.

Departament del Servei de Postvenda.

No totes les empreses tenen un departament per a realitzar aquesta tasca, de vegades s'encarrega al departament de control de qualitat, o a una secció del departament de producció. Tot depèn de la grandària i importància de l'empresa.

El servei postvenda consisteix en solucionar tots els problemes que puguin oferir els productes un cop ja han estat venguts i sigui utilitzats pels clients. Existeix un període de garantia, és a dir un temps dins del qual qualsevol error que manifesti el producte ha de ser solucionat per l'empresa sense cap cost per part del client, sempre i quan aquest error o avaria no hagin estat causats per un mal ús.

El servei postvenda també pot oferir als seus clients el manteniment del producte que han comprat (revisions, inspeccions, etc.), així com un assessorament pel que fa als nous productes que es van fabricant.

Departament Comercial.

Els treballadors que formen part del departament comercial d'una empresa, tenen la missió de gestionar que el producte de l'empresa es vengui; per aquesta raó, són responsables de la tasca de distribució del producte, de fer-lo arribar als clients, que poden ser botigues, comerços o altres empreses... I no només treballen per tal que el producte es vengui, sinó que intenten aconseguir que es vengui tant com sigui possible; per això es dediquen a realitzar estudis de mercat, i campanyes de publicitat i de promoció perquè el producte es conegui força.

Dins del Departament comercial hi podem trobar les següents seccions:

Gestió de Venda i distribució

S'encarrega de fer arribar als seus clients els productes que aquests necessiten. Habitualment, les empreses tenen el que s'anomena “cartera de clients”, que és una llista de persones o empreses que normalment van comprant productes a l'empresa. El personal de la secció de venda i distribució ha de vetllar perquè els clients estiguin contents, oferint el producte amb rapidesa i efectivitat, i tenint tota mena de detalls amb els millors clients.

Logística.

La logística són totes les activitats que es dediquen a gestionar i planificar el control dels estocs (l'estoc són els productes acabats), així com el transport i l'emmagatzematge de les matèries primeres, dels materials i dels productes acabats.

Per aconseguir de fer arribar el producte amb rapidesa, cal organitzar la correcta i ràpida distribució del producte mitjançant el vehícle que sigui més adequat segons les característiques del producte: camió, vaixell, tren, avió... Cada mitjà de transport tindrà uns avantatges i uns inconvenients, i la seva elecció dependrà de les característiques del producte i de la distància que calgui cobrir.

Cal estudiar molt bé la quantitat d'estoc cal tenir. Per una banda, si l'empresa té poc estoc, corre el risc de no poder oferir amb rapidesa el producte que demanen els clients; però si té massa estoc, tindrà despeses de lloguer de magatzem, o d'assegurança de l'estoc, de manteniment... també corre rl risc que el producte se li espatlli o li caduqui. Per tant, cada empresa ha de pensar molt bé l'estoc que ha de tenir.

Màrqueting.

El Màrqueting són el conjunt de tasques que realitza (o encarrega) l'empresa per tal d'aconseguir un producte que deixi content el client, satisfent les seves necessitats (les bàsiques i les secundàries). D'aquesta manera, l'empresa s'assegura les vendes i els guanys, i per tant l'èxit de la fabricació del producte.

El màrqueting cerca la satisfacció del client fent servir les següents eines: estudis de mercat, enquestes, estudis socials, anàlisi psicològic de la població, publicitat, promocions, relacions públiques, disseny...

Cal dir que de vegades les campanyes publicitàries juguen amb els desigs, les frustracions, les pors, els anhels, els complexos, les obsessions de la població... presentant els productes com la solució a determinats problemes o com la satisfacció de necessitats que es presenten com a fonamentals i que potser no ho són. D'aquesta manera, la publicitat moltes vegades fa com d'altaveu dels prejudicis socials, dels estereotips, del masclisme, de l'obsessió per un concepte de bellesa relatiu que es pren com a absolut. Sovint, l'obsessió de les campanyes publicitàries per convèncer de la necessitat d'un producte, contribueix a augmentar l'esperit consumista de les persones, que en alguns casos s'arriben a creure que sense determinat objecte no poden ser populars ni felices.

 B.- PROPOSTA PRÀCTICA

1.- Ves al document drive que estàs fent servir aquests dies, i si has fet tota la feina, l'últim que has de tenir fet és l'escrit a on expliques a quin sector de producció pertany la teva empresa, si fabrica béns i serveis, i cas que fabriqui béns, si aquests béns són de consum o de producció.
Doncs ara escriuràs un títol, que serà:

DEPARTAMENTS DE L'EMPRESA

2.- A sota del títol anterior, explicaràs, en forma d'esquema, o de redacció, els departaments que tu has decidit que tingui la teva empresa. 

Pensa-t'ho molt bé. No pots posar-hi més departaments del compte, perquè estarien perdent diners amb sous innecessaris. Tampoc no te'n pots deixar cap, perquè si no hi hauran feines que quedaran per fer.

 Si la teva empresa és molt petita, potser no té ni departaments, en aquest cas, hauràs de dir qui farà la feina que fa cada departament.

Si l'empresa és una mitjana o petita; pot tenir algun, o alguns, dels departaments.

Si l'empresa és molt i molt gran, potser els té tots.

Si l'empresa és mitjana o gran segur que tindrà un equip directiu (o departament de direcció). No te l'oblidis.

Un cop hagis escrit el nom dels departaments, de cada departaments, també de l'equip directiu si n'hi ha, has d'escriure:

a) Quina feina es fa al departament.

b) Quantes persones treballen en el departament i què fa cadascuna. (Aquí has d'incloure els caps, és a dir els qui manen a cada departament)

c) Un cop tingues fet els punts a i b calcula el nombre de treballadors que hi haurà a l'empresa inclosos els que manen.